公文写作与AI提效 · 颜值笔记

📋 全套笔记

公文写作 × AI 提效

一本“一学就会、一用就上手”的效率手册

从“不会写、不敢写”到“写得出、写得好”，关键不是天赋，而是方法。
这篇笔记用 24 个要点，重新组织一场实战讲座，浓缩公文写作的核心与AI辅助的实用技巧。

1五个字标准，判断材料好坏

实

能解决问题、推进工作

新

有新意、新角度、新表述

短

少字数、快理解、易落实

像

像正式材料、符合规范

人

有“人味儿”，没有“AI味”

📌 实的例子

❌ 空话：招商引资工作取得显著成效，全年成绩斐然。
✅ 实写：2024年全年新签约项目72个，协议总投资额218亿元，同比增长35%，创历史新高。

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2写不好，往往是“七不知道”

不知道貌——没见过、没研究该文种应有的样子
不知道人——不了解使用者、听众、对象
不知道因——不懂为什么写、什么背景、什么场合
不知道物——不了解工作本身、实际情况
不知道文——会干不会写，不知如何正确表达
不知道法——缺少方法、工具、提效手段
不知道自己——误区：以为要天赋才能写好

自信一点：只要想写，谁都能写好，尤其现在有AI工具辅助，写好更是大概率事件。

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3四个研究，从“事”到“字”

研究人

用材料的人、听众、对象

研究事

工作本身、前因后果

研究字

写法、格式、规范

研究方法

工作方法、写作方法、学习方法、积累方法

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4法定文种 vs 事务文种

法定文种（15种）

决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要

依据

《党政机关公文处理工作条例》（2012年中办、国办联合印发）
《党政机关公文格式》GB/T 9704——国标，规定纸张、版面、字体等

事务文种（常见）

计划、总结、要点、汇报、调研报告、实施方案、讲话、致辞、主持词、新闻等

📐 排版要点

· 法定文种严格按国标执行，违者不规范
· 事务文种按行业/单位/约定俗成标准
· 可直接用WPS智能排版或自行设置模板

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5提示词四要素

🎯 写出AI听得懂的指令

角色——你是资深文秘？熟悉机关规范？
背景——来龙去脉、目的、问题、数据
任务——明确要做什么（回答/研究/写初稿）
要求——字数、风格、框架、重点

不告诉AI，它永远不知道。就像朋友不知道你的袜子上有个破洞。

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6六个多，提升AI输出质量

多选项——选对模式：快速/专家/办公/深度思考/智能搜索
多版本——同一个问题让不同AI回答，如豆包+DeepSeek+贾维斯
多轮次——不满足初稿，反复提要求、迭代优化
多助手——用扣子/Coze/WorkBody多线程并行创作、批量生成
多字数——明确字数，字数不同思考深度天差地别（写2000字 vs 写2万字）
多喂料——提供背景资料、本地数据、知识库，效果完全不一样

💡 多喂料实操

用IMA搭建个人知识库，上传本地文档、图片、音频，可指定多个库提问；知识库内答案更准、幻觉更少，支持50GB空间。

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7AI辅助写作全流程

调研分析列提纲生成初稿润色扩写缩写审核把关校对纠错整理成型

🔍 审核与校对技巧

· 给AI材料+会议资料+方案，让它对照提意见
· 明确要求“至少发现10处问题”，它会找出22处
· 最终一定要人工复核，AI会给“坑”

8实用工具清单

WPS AI 豆包 DeepSeek 扣子Coze WorkBody IMA知识库秘塔讯飞有声 Anki 飞书妙记山东图书馆电子版

🎤 语音输入利器

搜狗输入法语音输入，支持“边说边转+AI规整”，说了就能变成体面文字，适合不爱打字的朋友。

📖 耳朵阅读法

开车、走路、做家务时，用讯飞有声把文档读出来，200多页书≈8小时“听完”，还能发现肉眼看不到的错别字。

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9智能导师——让AI教你

让AI制定年度提升计划：
“我是刚入职青年，请为我制定为期一年的综合素质提升计划，需要你了解哪些情况？”

让AI出题考你：
“出几个选择题考考我基础知识掌握程度”“出个写作题考考我实操能力”“帮我分析答卷，指出努力方向”

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10安全第一，有红线思维

绿色——完全无风险，大胆用
黄色——拿不准是否敏感，尽量避用
红色——确认敏感，坚决不碰

🔒 防泄露与防幻觉

· 敏感内容用本地部署大模型（Ollama），拔网线也能聊
· 不直接采信AI输出，用秘塔“事实核查”逐条验证
· 把关环节，人工是最后一道防线

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11不二过，经验要沉淀

“研究过的问题不研究第二遍，出过的错不再出。”
· 团队内部用钉钉文档共享经验、错误札记
· 推荐《办公厅工作常见的160个问题和114个失误案例》，电子版可免费分享

12写在最后

24个要点图文总结

从标准到方法，从工具到安全，每个要点都在解决一个实际痛点。最好的学，是边用边学、用中学、学了就用。

“你背后每个人手机和电脑上，都有一个研究室在为你服务。”

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